Trong kinh doanh chuỗi cửa hàng, quản lý tài chính đóng vai trò cốt lõi giúp hệ thống vận hành hiệu quả, tối ưu dòng tiền và đảm bảo lợi nhuận bền vững. Tùy theo hình thức sở hữu và mục tiêu phát triển, doanh nghiệp có thể áp dụng mô hình tài chính tập trung (trực doanh) hoặc phân quyền (nhượng quyền).

1. Tầm quan trọng của quản lý tài chính trong mô hình chuỗi

Tài chính không chỉ là việc “ghi sổ”, mà là bộ máy trung tâm điều tiết mọi hoạt động trong chuỗi:

- Quản lý dòng tiền giúp duy trì thanh khoản khi chi nhánh cần mua hàng, trả lương, trả tiền thuê.

- Phân tích lợi nhuận giúp xác định chi nhánh nào hoạt động hiệu quả, chi nhánh nào cần tái cấu trúc.

- Tài chính là cơ sở để xây dựng các chính sách giá bán, khuyến mãi, chiết khấu, đảm bảo vẫn có lãi khi cạnh tranh giá.

- Khi mở rộng quy mô, tài chính giúp dự đoán khả năng sinh lời, điểm hòa vốn, hạn mức đầu tư cho từng địa điểm.

Ví dụ: Một chuỗi F&B nếu không kiểm soát tốt giá vốn nguyên liệu theo từng cửa hàng, sẽ dễ bị “thâm hụt lãi gộp” do giá nguyên liệu biến động từng vùng.

Hệ thống quản lý tài chính

2. Mô hình tài chính trực doanh: Quản lý tập trung từ tổng công ty

2.1 Đặc điểm chính

Trong mô hình trực doanh, tổng công ty (hoặc trụ sở chính) quản lý toàn bộ doanh thu và chi phí của từng cửa hàng, bao gồm:

- Doanh thu hàng ngày từ POS gửi về hệ thống kế toán trung tâm

- Chi phí nguyên liệu, nhân sự, thuê mặt bằng được tổng hợp, xét duyệt và điều phối từ phòng tài chính chính

- Các chương trình marketing, giá bán, khuyến mãi đều được thiết kế đồng bộ

2.2 Ưu điểm

- Tính kiểm soát cao: Tổng công ty có thể giám sát tức thì doanh thu – chi phí – tồn kho của tất cả các chi nhánh.

- Tối ưu nguồn lực: Chi nhánh yếu có thể được hỗ trợ từ lợi nhuận của chi nhánh mạnh.

- Tăng cường sức mạnh thương hiệu: Vì tất cả hoạt động đều nhất quán về hình ảnh, giá cả, cách phục vụ.

2.3 Nhược điểm

- Thiếu tính linh hoạt trong việc điều chỉnh giá, khuyến mãi phù hợp địa phương.

- Chi nhánh mất quyền chủ động nên có thể kém sáng tạo, dễ trì trệ.

2.4 Ví dụ thực tế

Chuỗi siêu thị Co.opmart áp dụng mô hình tài chính tập trung: mọi cửa hàng đều do Tổng Công ty Saigon Co.op kiểm soát tài chính, từ giá bán đến ngân sách khuyến mãi.

3. Mô hình tài chính nhượng quyền: Tài chính phân quyền, linh hoạt hơn

3.1 Đặc điểm chính

Ở mô hình này, mỗi cửa hàng nhượng quyền sẽ tự quản lý tài chính, và chỉ đóng các khoản:

- Phí nhượng quyền thương hiệu (theo tháng/quý)

- Phí phần trăm doanh thu hoặc theo mô hình doanh số

- Phí hệ thống (nếu có) cho phần mềm, marketing, đào tạo...

3.2 Ưu điểm

- Tăng sự linh hoạt, sáng tạo của từng cửa hàng nhượng quyền.

- Giảm gánh nặng quản trị cho tổng công ty (vốn tập trung vào phát triển thương hiệu, R&D...).

- Dễ dàng nhân rộng mô hình ở nhiều tỉnh/thành phố.

3.3 Nhược điểm

- Khó kiểm soát giá bán, chất lượng dịch vụ đồng nhất toàn hệ thống.

- Nếu không có công cụ giám sát hiệu quả, dễ xảy ra gian lận, báo cáo không trung thực.

3.4 Ví dụ thực tế

Chuỗi trà sữa Gong Cha hoạt động theo mô hình nhượng quyền, mỗi đối tác sẽ tự chủ tài chính, nhưng vẫn phải tuân thủ quy chuẩn vận hành và đóng phí thương hiệu định kỳ.

Cách vận hành tối ưu nguồn lực

4. Xây dựng hệ thống tài chính vận hành hiệu quả cho cả hai mô hình

4.1 Chuẩn hóa quy trình tài chính – kế toán

- Lập ngân sách theo năm – quý – tháng: Bao gồm dự báo doanh thu, chi phí cố định và chi phí marketing

- Tách rõ luồng tiền mặt – ngân hàng để dễ kiểm tra dòng tiền thật

- Thiết lập hệ thống phê duyệt chi tiêu, đặc biệt các khoản chi trên mức giới hạn

4.2 Kiểm soát minh bạch qua công cụ phần mềm

- Sử dụng ERP hoặc hệ thống kế toán liên thông giữa chi nhánh và tổng công ty

- Tự động đồng bộ doanh thu, chi phí nguyên liệu, lương, hóa đơn VAT

- Gắn KPI tài chính vào dashboard giúp nhà quản trị theo dõi real-time

4.3 Áp dụng kiểm toán nội bộ và giám sát định kỳ

- Tổ chức kiểm tra định kỳ: hàng tháng hoặc hàng quý (cả định lượng và định tính)

- Đối chiếu tồn kho – tiền mặt – hóa đơn mua vào để phát hiện chênh lệch

- Đặt bộ phận kiểm toán độc lập nếu chuỗi vượt 20–30 chi nhánh

5. Nguyên tắc cốt lõi khi thiết kế mô hình tài chính cho chuỗi

Khi xây dựng mô hình tài chính cho chuỗi, hãy đảm bảo:

- Phù hợp với chiến lược mở rộng: Nếu cần mở nhanh, hãy ưu tiên phân quyền tài chính, nếu ưu tiên kiểm soát thương hiệu – chọn tập trung

- Cân bằng giữa kiểm soát và trao quyền: Đừng kiểm soát quá mức khiến chi nhánh mất động lực, nhưng cũng đừng buông lỏng khiến thương hiệu bị ảnh hưởng

- Ứng dụng công nghệ để kiểm soát và phân tích: Không chỉ là phần mềm kế toán mà còn là BI dashboard, hệ thống CRM tích hợp tài chính, POS – kế toán – kho

Kết luận

Dù theo mô hình trực doanh hay nhượng quyền, một hệ thống tài chính tốt luôn là nền tảng để chuỗi cửa hàng tăng trưởng bền vững. Đừng xem nhẹ việc xây dựng mô hình tài chính ngay từ đầu, bởi nó sẽ quyết định bạn mở thêm được bao nhiêu cửa hàng, duy trì được bao lâu và có thể chống chọi thế nào khi thị trường biến động. Bên cạnh đó, để có một hệ thống vận hành bài bản, đúng công thức. Bạn có thể tham khảo khóa học Vận Hành Chuỗi Trơn Tru: Công Thức Đồng Bộ và Nhất Quán.