Lưu ý khi thuê & cho thuê mặt bằng: Hướng dẫn đầy đủ từ chuyên gia - Thuê nhanh, vận hành hiệu quả

Thuê hoặc cho thuê mặt bằng tưởng đơn giản nhưng sai một bước sẽ tốn tiền, tốn thời gian và phá kế hoạch kinh doanh. Một vị trí đẹp không đồng nghĩa với vận hành tốt - nhân tố quyết định là khớp giữa diện tích/chi phí và mô hình kinh doanh, hợp đồng minh bạch và quy trình xử lý rủi ro.

Bản hướng dẫn này tổng hợp các lưu ý thiết thực: từ chọn vị trí, xác định giá thuê, xem xét điều khoản hợp đồng, đến cách sàng lọc khách thuê - để bạn ra quyết định nhanh nhưng có căn cơ.

1. Chọn mặt bằng: “Đừng chỉ nhìn người đi đường” - Phân tích sâu trước khi quyết

Người đông ≠ Khách mua. Trước khi quyết, hãy trả lời các câu sau bằng dữ liệu hoặc quan sát thực tế:

• Thành phần khách: tuổi, thu nhập, mục đích đến khu vực (du lịch, làm việc, mua sắm hay ăn uống)?
• Hệ sinh thái xung quanh: loại thương hiệu, đối thủ trực tiếp, chênh lệch giá trị khách hàng?
• Hạ tầng & tiện ích: bãi đỗ xe, ga/xe buýt gần không, giờ hoạt động khu vực?
• Tính bền vững của thương hiệu xung quanh: chuỗi lớn hay pop-up tạm thời?

Công cụ & cách làm:

• Đi khảo sát thực tế nhiều khung giờ (sáng/ trưa/ tối/ cuối tuần).
• Tham khảo dữ liệu Google My Business, heatmap người qua lại, báo cáo thương mại khu vực.
• So sánh doanh thu/chi phí của cửa hàng tương tự trong bán kính 300-500m.

Mẹo thực chiến: nếu bạn mở cửa hàng thời thượng, tránh khu chỉ có khách du lịch ngắn ngày; nếu mở ăn nhanh, chọn khu văn phòng hoặc trường học.

Không phải chỗ đông người nào cũng bán được hàng – quan trọng là đúng tệp khách và hệ sinh thái xung quanh

2. Trước khi ký: kiểm tra quyền sửa chữa, xin phép và điều khoản hoàn trả

Rất nhiều tranh chấp đến từ quyền sửa chữa - chủ nhà nói được, luật/quy hoạch/pháp lý lại khác. Những mục bắt buộc phải rõ ràng bằng văn bản trước khi ký:

• Quyền sửa chữa/đục phá/treo bảng hiệu: phần nào thuộc quyền thuê, phần nào cấm? Ai chịu trách nhiệm xin phép?
• Giấy phép & quy hoạch: cần giấy phép xây dựng/hoặc chấp thuận của ban quản lý tòa nhà? Ai đứng ra xin?
• Hoàn trả mặt bằng khi trả thuê: phải trả nguyên trạng hay được để lại trang trí? Có bồi thường hay giảm trừ nào?
• Thời gian thi công & điều khoản giảm thuê: nếu thi công kéo dài, có được miễn giảm thuê không?

Thực thi: đưa các cam kết vào hợp đồng: thời hạn xin phép, trách nhiệm, phạt vi phạm và điều khoản giảm tiền thuê khi thi công gây chậm.

Luôn kiểm tra quyền sửa chữa, điều khoản hoàn trả và giấy phép trước khi đặt bút ký

3. Định giá thuê: công thức, dữ liệu và sai lầm cần tránh

Công thức tham khảo (không cố định):

• Quy tắc “thuê ≈ 10% doanh thu” là tham khảo thô - phải điều chỉnh theo ngành và biên lợi nhuận.
• Tính toán cần bao gồm: chi phí cố định (thuê, bảo hiểm) + chi phí biến đổi (điện, nước, nhân sự) + chi phí khấu hao/đầu tư ban đầu.

Các bước đánh giá hiệu quả thuê mặt bằng (rentability):

1. Khảo sát giá thuê tương đương trong khu vực: đi thực tế để thu thập thông tin từ các cửa hàng tương tự về diện tích, vị trí, giá thuê, lưu lượng khách.
2. Dự báo doanh thu tiềm năng: dựa trên danh mục sản phẩm, mức giá bán, lưu lượng traffic thực tế quanh khu vực.
3. So sánh tỷ lệ chi phí thuê/doanh thu dự kiến với chuẩn ngành: ví dụ, lĩnh vực F&B có thể chấp nhận tỷ lệ thuê cao hơn vì biên lợi nhuận tốt hơn so với ngành bán lẻ truyền thống.
4. Để ý điều khoản tăng giá thuê: tần suất, chỉ số tham chiếu (CPI, chỉ số địa phương hay thỏa thuận).

Sai lầm phổ biến: chỉ nhìn vào giá thuê rẻ mà quên tính đến các phí quản lý, diện tích không thể sử dụng, hay điều khoản tăng giá thuê bất lợi trong hợp đồng.

Giá thuê hợp lý phải dựa trên dữ liệu thực tế, không chỉ cảm tính hoặc giá rẻ nhất

4. Khi ký hợp đồng thuê: Những điều khoản nhất định phải nằm trong “tầm ngắm”

Trước khi đặt bút ký, hãy đảm bảo hợp đồng của bạn có đầy đủ và rõ ràng những nội dung sau:

• Thời hạn thuê & quyền gia hạn: ghi rõ thời gian thuê, điều kiện và quy trình gia hạn.
• Cơ chế điều chỉnh tiền thuê: cần nêu cụ thể công thức, tần suất và mức tăng tối đa mỗi năm.
• Quyền & trách nhiệm sửa chữa: phân định rõ ai chịu phần kết cấu, ai chịu phần nội thất.
• Tiền bảo đảm & đặt cọc: nêu rõ điều kiện hoàn trả, thời hạn và lãi phạt nếu chậm trả.
• Điều khoản chấm dứt & phạt vi phạm: quy định rõ cách xử lý khi một bên vi phạm.
• Quy định hoạt động & giờ mở cửa: tránh mâu thuẫn với ban quản lý tòa nhà hoặc khu phố.
• Điều khoản an toàn & bảo hiểm: yêu cầu về bảo hiểm cháy nổ, thiệt hại tài sản hoặc rủi ro khác.

💡 Khuyến nghị: Trước khi ký, hãy nhờ luật sư chuyên về bất động sản thương mại rà soát hợp đồng. Một khoản đầu tư nhỏ lúc đầu có thể giúp bạn tránh tổn thất lớn sau này.

Kiểm tra kỹ thời hạn, cơ chế tăng giá, quyền sửa chữa và các điều khoản chấm dứt – đó là ‘xương sống’ của hợp đồng

5. Lọc & chọn khách thuê (dành cho chủ mặt bằng): Giảm rủi ro bằng bộ lọc thực tế

Nếu bạn là chủ mặt bằng cho thuê, việc lựa chọn khách phù hợp giúp giảm nguy cơ nợ xấu, bỏ trống hoặc tranh chấp.

Tiêu chí cần xem xét:

• Lịch sử thuê & thanh toán: kiểm tra hợp đồng trước hoặc tham chiếu từ chủ nhà cũ.
• Kế hoạch kinh doanh & mô hình hoạt động: đánh giá tính khả thi, dự báo doanh thu và độ phù hợp với vị trí.
• Năng lực tài chính: yêu cầu sao kê ngân hàng, hoặc minh chứng dòng tiền duy trì (cash runway).
• Ngành nghề hoạt động: một số ngành (như sản xuất, gas, kho bãi) có rủi ro cao hơn.

Gợi ý hợp đồng mẫu: thêm điều khoản bảo đảm thanh toán, tăng mức đặt cọc 1-2 tháng với khách rủi ro cao, và quy định cơ chế kiểm tra định kỳ.

Chọn đúng khách thuê giúp giảm rủi ro nợ xấu, bỏ trống và tranh chấp

6. Vận hành & dự phòng: Giảm thiểu rủi ro sau khi ký hợp đồng

• Lập kế hoạch thi công & khai trương: thống nhất rõ lịch trình với bên cho thuê để tránh chồng chéo.
• Chuẩn bị quỹ dự phòng: nên dành 10-20% ngân sách cho các phát sinh về thi công, giấy phép, hoặc lỗi kỹ thuật.
• Bàn giao & nghiệm thu: chụp ảnh, đo đạc, lập biên bản ngay khi nhận bàn giao để tránh tranh chấp sau này.
• Hệ thống báo cáo nhanh: với chuỗi cửa hàng, nên yêu cầu báo cáo tuần đầu sau khai trương để phát hiện sớm vấn đề vận hành.

Kết luận

Thuê - cho thuê mặt bằng không chỉ là một giao dịch ngắn hạn, mà là một quyết định chiến lược. Thành công nằm ở việc:

• Phân tích dữ liệu vị trí,
• Soạn hợp đồng minh bạch,
• Định giá hợp lý,
• Và có cơ chế phòng ngừa rủi ro rõ ràng.

Dành thêm thời gian cho bước khảo sát - đàm phán - soạn thảo hợp đồng hôm nay sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều chi phí và rủi ro về sau.

Nếu bạn đang chuẩn bị thuê hoặc mở rộng hệ thống cửa hàng, đừng để “mặt bằng đẹp mà lỗ nặng”.

Tham khảo khóa Mặt bằng Win – Chiến lược Mặt bằng Win & Xây dựng đội ngũ phát triển mạng lưới cho chuỗi bán lẻ, nơi bạn được học công thức chọn địa điểm chuẩn, đàm phán thuê hiệu quả, và đọc – hiểu hợp đồng thương mại cùng chuyên gia Thích Nhân Chuỗi.

Câu hỏi thường gặp:

1. Làm sao tránh “thuê rẻ mà lỗ nặng”?

→ Hãy đánh giá dựa trên khách mục tiêu, doanh thu của mô hình tương tự, chi phí vận hành thực tế và ROI dự kiến. Dữ liệu thị trường & khảo sát thực địa luôn đáng tin hơn cảm tính.

2. Điều khoản nào dễ gây tranh chấp nhất khi ký hợp đồng?

→ Các phần liên quan đến sửa chữa, khấu hao, tăng giá thuê và trách nhiệm kết cấu lớn. Cần ghi rõ trong hợp đồng và có phụ lục kèm biên bản.

3. Chủ mặt bằng cần giấy tờ gì để lọc khách thuê?

→ Hồ sơ tài chính (báo cáo thu nhập, sao kê ngân hàng), kế hoạch kinh doanh, hợp đồng thuê trước (nếu có), thông tin pháp lý công ty, và tham chiếu chủ nhà trước.

4. Nếu cần cải tạo cửa hàng, ai phải xin phép?

→ Ghi rõ trong hợp đồng: bên nào chịu trách nhiệm xin phép, chi phí và thời hạn thực hiện. Với hạng mục kết cấu, thường chủ nhà phải chịu hoặc đồng thuận trước.

5. Nên đặt cọc bao nhiêu là hợp lý?