Bạn có bao giờ tự hỏi: "Tại sao quán cà phê mình lại hoạt động chập chững, doanh thu không đổi mà lãi càng ngày càng tụt?" Có thể bạn đang vận hành quán một cách cảm tính, thiếu quy chuẩn, hoặc quá phụ thuộc vào nhân sự. Bài viết này sẽ giúp bạn tìm ra những lỗi vận hành quán qua 5 dấu hiệu thường gặp nhưng dễ bỏ qua, từ doanh thu, nhân sự đến trải nghiệm khách hàng.

1. 5 Dấu hiệu cần xem lại quy trình quán cà phê của bạn

5.1 Khách đều nhưng doanh thu thấp

Dấu hiệu đầu tiên khiến nhiều chủ quán chủ quan – là nhìn thấy quán đông khách mà tưởng rằng đang phát triển tốt. Nhưng sự thật là:

- Khách đến đông nhưng chỉ gọi 1 món cơ bản, giá thấp (ví dụ: cà phê đen đá, trà tắc...)

- Rất ít khách order thêm món phụ, combo hoặc thử món mới

- Nhân viên không biết upsell (gợi ý thêm món hoặc nâng cấp size)

Gợi ý giải pháp:

- Huấn luyện nhân viên kỹ năng gợi ý món, upsell nhẹ nhàng nhưng hiệu quả

- Thiết kế combo có lợi cho khách và tăng giá trị trung bình đơn hàng

- Trưng bày sản phẩm hấp dẫn tại quầy, sử dụng bảng menu có ảnh rõ ràng, dễ đọc

Cần thực hiện phân tích lại các lý do khiến quán không đông khách

5.2 Nhân viên “gục ngắn”, mệt mỏi, thiếu động lực

Khi nội bộ vận hành không ổn, dấu hiệu đầu tiên là ở nhân viên:

- Họ không biết rõ công việc mỗi ngày, làm gì cũng hỏi

- Thiếu công cụ hỗ trợ (checklist, quy trình, sổ tay công việc...)

- Không được ghi nhận, không có lộ trình phát triển

Biểu hiện rõ:

- Ca trễ giờ thường xuyên, xin nghỉ đột xuất, có người rút lui sớm vì áp lực

- Không khí nội bộ căng thẳng, dễ xích mích

Gợi ý giải pháp:

- Xây dựng mô tả công việc rõ ràng cho từng vị trí: pha chế, phục vụ, thu ngân

- Thiết lập ca làm việc hợp lý, có thời gian nghỉ giữa ca, giao tiếp minh bạch

- Có chế độ thưởng theo KPI và vinh danh nhân viên xuất sắc định kỳ

5.3 Kiểm kho liên tục sai lệch

Bạn có từng rơi vào tình huống:

- Sổ sách ghi còn 3kg cà phê hạt, nhưng thực tế chỉ còn chưa đến 1kg?

- Còn đầy syrup nhưng hết đá viên lúc cao điểm?

- Nhập hàng không có định mức, chỉ nhập theo cảm tính?

Hệ quả:

- Thất thoát nguyên liệu, nghi ngờ gian lận nội bộ

- Hết hàng giữa ca gây ức chế cho khách và nhân viên

- Khó kiểm soát chi phí cost thực tế

Gợi ý giải pháp:

- Áp dụng phần mềm kiểm kho và định mức nguyên vật liệu cho từng món

- Phân công rõ ai là người kiểm tra kho, chịu trách nhiệm cuối cùng mỗi ca

- Thực hiện kiểm kê kho định kỳ (hàng tuần/tháng), có bảng đối chiếu rõ ràng

Các dấu hiệu cho bạn thấy, quy trình vận hành của bạn chưa chuẩn

5.4 Review tiêu cực ngày một nhiều trên mạng xã hội

Thời đại số khiến review khách hàng có sức mạnh lớn hơn bao giờ hết. Dưới đây là một vài biểu hiện cho thấy bạn đang có vấn đề:

- Số lượng đánh giá 1–2 sao tăng rõ rệt

- Các phản ánh chủ yếu về: thái độ phục vụ tệ, món không giống hình, thời gian chờ quá lâu, không có chỗ gửi xe, không rõ giá...

- Bạn không kiểm tra hoặc không trả lời phản hồi của khách hàng

Gợi ý giải pháp:

- Thiết lập người phụ trách chăm sóc khách hàng online (trả lời comment, tin nhắn, đánh giá)

- Ghi nhận và phản hồi công khai các đánh giá tiêu cực bằng giọng điệu cầu thị

- Tổ chức khảo sát ẩn danh với khách tại quán để lấy phản hồi thật

5.5 Founder luôn phải có mặt mới yên tâm

Một quán cà phê vận hành hiệu quả là khi không cần chủ có mặt mỗi ngày mà hệ thống vẫn chạy tốt. Nếu bạn thấy mình:

- Luôn phải trực tiếp đứng quầy, giám sát từng món, nhắc nhở từng chi tiết nhỏ

- Không dám đi công tác, nghỉ ngơi vì sợ quán “sập”

- Nhân viên luôn hỏi “chị ơi giờ làm gì?” mỗi khi bạn vừa quay lưng

Gợi ý giải pháp:

- Xây dựng hệ thống SOP (quy trình tiêu chuẩn) cho tất cả khâu vận hành

- Đào tạo team leader hoặc trưởng ca đủ năng lực thay bạn xử lý tình huống

- Trao quyền từng phần, từng bước và theo dõi kết quả qua chỉ số, báo cáo

Kết luận

5 dấu hiệu trên không phải là “kết thúc” mà chính là lời cảnh tỉnh để bạn nhìn lại hệ thống. Hãy xem quán cà phê của mình là một mô hình kinh doanh chuyên nghiệp, không vận hành dựa trên linh cảm hay sự có mặt của cá nhân.

Cảm thấy quán mình đang có trục trặc? Hãy inbox cho chúng tôi hoặc tham gia khóa học "Vận hành chuỗi trơn tru: Công thức Đồng bộ và Nhất quán. Làm lẻ, làm nhỏ và chạy đúng ngay từ đầu!