Vận hành hiệu quả là yếu tố then chốt giúp quán cà phê duy trì chất lượng dịch vụ, tối ưu chi phí và tăng trưởng doanh thu bền vững. Nhiều founder khởi nghiệp với nhiều ý tưởng sáng tạo nhưng lại "cháy tài chính" hoặc mất khách hàng do thiếu kinh nghiệm vận hành. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ và áp dụng được cách vận hành quán cà phê hiệu quả ngay từ đầu.

1. Tại sao cần quy trình vận hành quán cà phê bài bản?

Bước 1: Lập kế hoạch và chuẩn bị đầy đủ

Nghiên cứu thị trường và chân dung khách hàng

- Khảo sát khu vực xung quanh địa điểm dự định mở quán: lượng người qua lại, nhu cầu tiêu dùng, có nhiều sinh viên, dân văn phòng hay hộ gia đình?

- Phân tích thói quen tiêu dùng: khách thích cà phê truyền thống hay cà phê pha máy? Thời gian đông khách là sáng, trưa hay tối?

- Định hình phong cách quán dựa trên tệp khách hàng mục tiêu: vintage, hiện đại, tối giản, take-away...

Kinh doanh chuỗi cà phê cần lưu ý điều gì?

Lập kế hoạch tài chính chi tiết

- Chi phí đầu tư ban đầu: bao gồm máy móc, bàn ghế, trang trí nội thất, POS, phần mềm...

- Chi phí vận hành cố định hàng tháng: tiền mặt bằng, lương nhân viên, nguyên vật liệu, marketing...

- Dự phòng tài chính: nên có ít nhất 3–6 tháng chi phí vận hành để phòng rủi ro giai đoạn đầu.

Chọn mặt bằng và thiết kế quán

- Chọn vị trí phù hợp với nhóm khách hàng mục tiêu (gần văn phòng nếu nhắm đến dân công sở...)

- Ưu tiên mặt bằng có chỗ để xe, không gian mở, dễ tìm trên Google Maps

- Thiết kế không gian hài hòa, tạo cảm xúc và có điểm check-in nếu hướng đến giới trẻ

Bước 2: Thiết lập menu và xây dựng nguồn cung ứng

Xây dựng menu hợp lý

- Không nên làm menu quá dài. Tập trung vào các món chủ lực như cà phê truyền thống, espresso, latte, cold brew, trà trái cây...

- Tính toán cost từng món kỹ lưỡng để đảm bảo lợi nhuận (tỉ lệ cost nên dưới 30%)

- Thường xuyên cập nhật xu hướng đồ uống mới (trà đào cam sả, cold brew vị lạ, latte nghệ thuật...)

Thiết lập nguồn cung ứng

- Tìm ít nhất 2–3 nhà cung cấp nguyên liệu chính (cà phê, sữa, siro, bánh...) để phòng rủi ro thiếu hàng

- Ký hợp đồng rõ ràng, kiểm tra định kỳ chất lượng hàng hóa

- Sử dụng phần mềm quản lý kho để kiểm soát nhập – xuất – tồn

Bước 3: Tuyển dụng và đào tạo nhân sự

Tuyển đúng người, đúng vai trò

- Pha chế: cần có kinh nghiệm cơ bản, ưu tiên người từng làm quán cà phê

- Phục vụ: nhanh nhẹn, hoạt bát, biết chào hỏi, xử lý tình huống linh hoạt

- Quản lý (nếu có): có khả năng quản lý nhân sự, chốt sổ, báo cáo doanh thu

Đào tạo bài bản

- Hướng dẫn cách pha các món trong menu theo công thức chuẩn

- Thực hành xử lý tình huống: khách phàn nàn, đồ uống bị đổ, khách chờ lâu...

- Hướng dẫn thao tác order, thanh toán, vệ sinh khu vực làm việc

- Tạo sổ tay vận hành: ai làm gì, theo ca nào, quy định rõ ràng

Bước 4: Quản lý vận hành hàng ngày

Sử dụng phần mềm để kiểm soát hiệu quả

- POS giúp bán hàng nhanh chóng, kiểm soát tồn kho, báo cáo doanh thu

- Phân tích số liệu để biết thời gian đông khách, món nào bán chạy để lên kế hoạch nhập hàng phù hợp

- Theo dõi năng suất làm việc của nhân viên (doanh thu/giờ, số lượng đơn/ca...)

Kiểm soát chất lượng dịch vụ

- Thiết lập checklist vệ sinh, checklist chuẩn bị nguyên liệu trước mỗi ca làm

- Quản lý chất lượng đồ uống: thử đồ uống định kỳ, đảm bảo luôn đúng chuẩn vị

- Ghi nhận phản hồi từ khách hàng, có sổ góp ý hoặc qua Google review/Facebook

Bước 5: Marketing và chăm sóc khách hàng

Marketing online hiệu quả

- Đăng bài thường xuyên trên Facebook, Instagram, TikTok về món mới, khuyến mãi

- Đăng định vị quán trên Google Maps, ShopeeFood/GrabFood nếu có giao hàng

- Chạy quảng cáo nhẹ nhàng khi có sản phẩm mới hoặc dịp đặc biệt (valentine, khai trương...)

Tạo khách hàng trung thành

- Có chương trình tích điểm, ưu đãi thành viên (mua 10 tặng 1, thẻ hội viên...)

- Tạo trải nghiệm khách hàng tốt: phục vụ nhanh, thân thiện, nhớ tên khách quen

- Mời khách điền khảo sát ngắn hoặc gửi tin nhắn chúc mừng sinh nhật tạo sự kết nối

Cách vận hành quán cà phê hiệu quả

2. Những sai lầm phổ biến cần tránh

- Menu dài và không tập trung: khiến khách rối, nhân viên làm lâu, nguyên liệu tồn kho nhiều

- Thiếu số liệu vận hành: không biết ngày nào đông khách, món nào lỗ/lãi, dễ thất thoát

- Không xử lý tồn kho tốt: lãng phí nguyên liệu, ảnh hưởng chất lượng đồ uống

- Không quan tâm dịch vụ khách hàng: khách không quay lại, bị đánh giá thấp trên Google

Kết luận

Một quán cà phê nhỏ vẫn có thể hoạt động như một doanh nghiệp chuyên nghiệp nếu có quy trình vận hành rõ ràng, bài bản. Từ bước lập kế hoạch đến đào tạo nhân sự, kiểm soát chi phí, chất lượng dịch vụ đến chăm sóc khách hàng, tất cả đều cần tư duy hệ thống.

Bạn muốn học quy trình setup, vận hành quán cà phê từ A-Z có hệ thống? Tham gia ngay khoá học "Vận hành Hành Chuỗi Trơn Tru: Công Thức Đồng Bộ và Nhất Quán" cùng chuyên gia nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực vận hành chuỗi.