Trong nhiều doanh nghiệp sản xuất và bán lẻ, tồn kho đang trở thành gánh nặng thay vì tài sản. Việc quản lý thiếu công cụ, không phân loại vật tư và không có chiến lược kiểm soát cụ thể khiến chi phí tăng, hiệu suất giảm. Bài viết này sẽ giúp bạn từng bước nắm rõ 7 phương pháp quản lý tồn kho hiện đại, có thể triển khai thực tế ngay tại doanh nghiệp.

1. Nhận diện những vấn đề phổ biến trong quản lý tồn kho

1.1 Không có hệ thống chỉ số rõ ràng

Doanh nghiệp thiếu các KPI tồn kho để đo lường hiệu quả. Không biết nên đặt mức tồn kho tối thiểu bao nhiêu? Thời gian luân chuyển bao nhiêu là tốt? Dẫn đến tồn kho không kiểm soát, ảnh hưởng dòng tiền.

1.2 Phân phối tồn kho kém dù đã có bộ phận mua hàng trung tâm

Hàng hóa được mua với số lượng lớn nhưng lại không phân bổ hợp lý về các kho vùng. Kết quả là nơi thừa – nơi thiếu, gây đình trệ hoặc tăng chi phí chuyển kho.

1.3 Lặp lại mua hàng – vật tư tồn kho không tiêu thụ

Không cập nhật dữ liệu tồn kho theo thời gian thực dẫn đến việc mua trùng vật tư đã có hoặc không tiêu thụ được do lỗi kỹ thuật, lỗi thời hoặc sai chủng loại.

Quản lý hàng tồn kho

2. Áp dụng chỉ số và mô hình kiểm soát tồn kho

2.1 Áp dụng mô hình (s,S), (s,Q), (R,S), (S-1,S)

- (s,S): Khi hàng giảm xuống mức s, lập tức đặt hàng để nâng lên mức S. Phù hợp khi nhu cầu không ổn định.

- (s,Q): Khi hàng giảm xuống mức s, luôn đặt cùng một lượng Q. Phù hợp với mặt hàng có tần suất dùng đều.

- (R,S): Mỗi R ngày sẽ kiểm tra và đặt hàng để nâng lên mức S, phù hợp vật tư tiêu hao.

- (S-1,S): Dùng 1 cái thì đặt bù 1 cái, thường dùng cho vật tư quý hoặc quan trọng như linh kiện máy móc cao cấp.

2.2 Xây dựng chỉ số đo lường tồn kho

- Tỷ lệ luân chuyển hàng tồn (Inventory Turnover)

- Thời gian luân chuyển trung bình (Days Inventory Outstanding)

- Mức tồn kho tối ưu theo chủng loại

- Chỉ số an toàn tồn kho (Safety Stock Coverage)

Doanh nghiệp nên có công cụ BI để tự động cập nhật và phân tích những chỉ số này theo thời gian thực.

7 Phương pháp quản lý tồn kho hiệu quả trong chuỗi cung ứng hiện đại

3. Phân loại vật tư bằng mô hình ABC – XYZ

3.1 Phân loại theo giá trị tiêu thụ – ABC

- A: Chiếm 70–80% giá trị hàng năm nhưng chỉ 10–20% số lượng mã sản phẩm.

- B: 15–20% giá trị hàng năm, số lượng mã trung bình.

- C: Giá trị thấp, nhưng chiếm đa số mã hàng (60–70%).

Mục đích: Tập trung kiểm soát chặt A, vừa phải với B, tự động hóa với C.

3.2 Phân loại theo độ biến động – XYZ

- X: Nhu cầu ổn định

- Y: Có sự biến động nhẹ

- Z: Biến động mạnh, khó dự báo

=> Kết hợp ABC/XYZ để áp dụng đúng chiến lược tồn kho:

- AX: Kiểm soát chặt – đặt hàng theo kế hoạch cố định, JIT

- CZ: Có thể loại bỏ – nhu cầu thấp và khó đoán

4. Chiến lược kiểm soát vật tư chi tiết theo từng loại

4.1 AX – Giá trị cao, ổn định

- Đặt hàng định kỳ

- JIT (Just In Time), JIS (Just In Sequence)

- Định mức an toàn cụ thể

4.2 AZ – Giá trị cao, biến động lớn

- Đặt hàng theo lô nhỏ, linh hoạt

- Luôn có mức dự phòng cao hơn

- Ưu tiên hàng có sẵn tại kho hoặc dự phòng thay thế

4.3 CX – Giá trị thấp, ổn định

- Đặt hàng định lượng, định kỳ

- Mua theo lô kinh tế (EOQ)

4.4 CZ – Giá trị thấp, biến động mạnh

- Giảm thiểu, nếu cần thì đặt theo đơn cụ thể

- Có thể loại bỏ nếu ảnh hưởng chi phí quá lớn

5. Sử dụng phân tích thống kê để xác định tồn kho an toàn

5.1 Dựa vào phân phối xác suất (Normal, Gamma)

- Xác định mức tồn kho an toàn dựa trên độ lệch chuẩn, trung bình tiêu thụ

- Đặt mục tiêu mức độ dịch vụ (Service Level) phù hợp theo từng mặt hàng

5.2 Sử dụng BI để trực quan hóa và dự báo

- Xây dựng dashboard phân tích tồn kho theo: vùng, nhóm hàng, nhà máy, đơn vị tiêu thụ

- Cảnh báo sớm thiếu hàng – dư hàng

- Dự báo nhu cầu kết hợp xu hướng theo mùa, chiến dịch khuyến mãi, xu hướng khách hàng

6. Xây dựng bộ chỉ số và lý giải nguyên nhân tồn kho bất thường

6.1 Phân tích nguyên nhân tồn kho:

- Từ thị trường: Biến động nhu cầu, không dự báo được

- Từ kế hoạch: Dự báo sai, đặt hàng chậm

- Từ vận hành: Vận chuyển trễ, tồn đọng do thiếu người nhận

- Từ chiến lược: Tăng hàng dự phòng cho dịp cao điểm

6.2 Phân tích khách hàng và sản phẩm theo dữ liệu

- Phân loại khách hàng A/B/C → nhóm khách ưu tiên giao hàng

- Phân tích sản phẩm A/B/C → xác định hàng chủ lực, hàng nên giảm dần

7. Tối ưu tồn kho bằng quy trình IBP – Lập kế hoạch tích hợp

7.1 IBP là gì?

IBP (Integrated Business Planning) là mô hình lập kế hoạch tích hợp giữa các phòng ban: kinh doanh, cung ứng, tài chính, sản xuất – dựa trên một nguồn dữ liệu duy nhất (SSOT).

7.2 IBP giúp tồn kho tối ưu bằng cách:

- Tăng độ chính xác dự báo: kết hợp dữ liệu bán hàng thực tế và xu hướng

- Kết nối các bộ phận: tránh kế hoạch chồng chéo hoặc ngắt quãng

- Chia sẻ thông tin theo thời gian thực: giúp người mua hàng, người sản xuất và người vận hành kho cùng nắm thông tin

Kết luận

Để tối ưu tồn kho, doanh nghiệp cần chuyển từ cách quản lý cảm tính sang điều hành bằng dữ liệu. Từ phân loại vật tư, lựa chọn mô hình kiểm soát phù hợp, phân tích dữ liệu BI đến ứng dụng IBP – mỗi bước đều phải có quy trình và công cụ hỗ trợ.

Bạn có thể bắt đầu bằng cách:

• Phân loại toàn bộ vật tư theo ABC/XYZ

• Chọn mô hình tồn kho phù hợp theo từng nhóm

• Ứng dụng công cụ BI để giám sát và dự báo tồn kho chính xác

Hơn nữa, để có 1 lộ trình chuẩn về vận hành chuỗi trơn tru, bạn có thể tham khảo khóa học Vận hành Chuỗi Trơn Tru, Công thức đồng bộ và nhất quán từ trường Doanh Nhân và Nhượng Quyền SRA.