Trong các doanh nghiệp vận hành theo mô hình nhượng quyền hoặc chuỗi bán lẻ, việc phân chia công việc giữa các bộ phận là vô cùng quan trọng để đảm bảo tính đồng bộ và hiệu quả trong hoạt động. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp còn gặp khó khăn khi xác định phần công việc của từng bộ phận dẫn đến tình trạng chồng chéo nhiệm vụ và thiếu trách nhiệm rõ ràng.

Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ nguyên tắc và phương pháp để xác định rõ ràng từng phần công việc từng bộ phận một cách khoa học và hiệu quả nhất, từ đó tối ưu hóa quy trình vận hành trong hệ thống.

1. Tầm quan trọng của việc xác định phần nhiệm vụ "Cấp trên" và "Cấp dưới"

Trong mô hình nhượng quyền hoặc chuỗi hệ thống, việc xác định rõ ràng các bộ phận kết nối đóng vai trò then chót trong việc duy trì tính trơn tru và hiệu quả vận hành của toàn bộ hệ thống. Các lợi ích chính bao gồm:

- Phân định rõ nhiệm vụ và trách nhiệm: Giúp từng bộ phận hiểu rõ nhiệm vụ được giao, tránh tình trạng đùn đẩy công việc.

- Tối ưu hóa quy trình làm việc: Xây dựng luồng công việc kệ khoa học, tăng cường sự liên kết giữa các bộ phận.

Cách xác định rõ ràng bộ phận trong cửa hàng, chuỗi cửa hàng nhượng quyền

- Nâng cao hiệu quả vận hành: Tăng tính đồng bộ và hiệp nhàng giữa các bộ phận, giúp hệ thống vận hành đạt hiệu suất tối ưu.

2. Nguyên tắc xác định bộ phận cấp trên

Cách Xác Định:

Nguyên tắc chung: "Ai là người giao nhiệm vụ hoặc chuyển công việc cho bộ phận này?"

Ví Dụ Cụ Thể:

Đối với bộ phận đào tạo, các bộ phận cấp trên bao gồm:

- Quản lý vùng: Giao nhiệm vụ đào tạo nhân viên mới theo khu vực.

- Giám sát cửa hàng: Khi phát hiện nhân viên có thiếu sót trong quy trình làm việc.

- Phòng kinh doanh: Yêu cầu đào tạo lại nhân viên về kỹ năng bán hàng.

Kết luận: Bộ phận đào tạo nhận nhiệm vụ từ các bộ phận cấp trên như: Quản lý vùng, giám sát cửa hàng và phòng kinh doanh.

3. Nguyên tắc xác định bộ phận cấp dưới

Cách Xác Định:

Nguyên tắc chung: "Công việc của bạn cần bàn giao cho ai hoặc ai sẽ hỗ trợ bạn hoàn thành nhiệm vụ?"

Ví Dụ Cụ Thể:

Đối với bộ phận đào tạo, các bộ phận cấp dưới bao gồm:

- Nhân viên cửa hàng: Tiếp nhận đào tạo về quy trình bán hàng và dịch vụ khách hàng.

- Trợ lý cửa hàng: Hỗ trợ trong việc tổ chức đào tạo tại chi nhánh.

- Bộ phận hành chính: Phối hợp để đào tạo về quy định nội bộ.

- Cửa hàng mẫu: Tổ chức thực hành và đào tạo tại mô hình cửa hàng chuẩn.

Xác định rõ ràng, giúp công việc được tối ưu

Kết luận: Bộ phận đào tạo phối hợp với các bộ phận cấp dưới như: Nhân viên cửa hàng, trợ lý cửa hàng, bộ phận hành chính và cửa hàng mẫu.

4. Quy trình xác định bộ phận kết nối

- Xác định luồng công việc: Xác định nhiệm vụ chính và luồng chảy công việc của từng bộ phận.

- Phân tích vai trò và trách nhiệm: Xác định rõ bộ phận giao nhiệm vụ và bộ phận nhận nhiệm vụ.

- Ghi rõ trong sơ đồ tổ chức: Biểu đồ hoá các mối quan hệ kết nối để tăng tính minh bạch.

- Kiểm tra và tối ưu hóa: Rà soát thường xuyên để phát hiện và khắc phục tình trạng chồng chéo hoặc thiếu sót trong quy trình làm việc.

Kết Luận

Việc xác định “bộ phận kết nối trên” và “bộ phận kết nối dưới” không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành mượt mà hơn mà còn đảm bảo trách nhiệm rõ ràng giữa các bộ phận. Thay vì chỉ tập trung vào nhiệm vụ riêng lẻ, doanh nghiệp cần nhìn nhận tính liên kết tổng thể giữa các bộ phận để tối ưu hóa hiệu quả vận hành.

Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc xây dựng quy trình làm việc hiệu quả giữa các bộ phận, các khóa học chuyên sâu về vận hành hệ thống nhượng quyền sẽ là giải pháp tối ưu dành cho bạn, Khóa học Master Franchise Business: Xây dựng mô hình kinh doanh nhượng quyền: https://nhuongquyenbaiban.sra.edu.vn/ ,khóa học: Chuỗi 4.0 Đóng gói và nhân bản mô hình kinh doanh: https://donggoinhanchuoi.sra.edu.vn/. Với kiến thức từ các chuyên gia hàng đầu trong ngành, bạn sẽ nắm vững cách thiết lập và triển khai hệ thống vận hành một cách bài bản và khoa học.