Nhiều chủ doanh nghiệp nghĩ rằng mở chuỗi là con đường tất yếu để tăng trưởng. Nhưng vì sao có những chuỗi mở 3 cửa hàng đều lãi, nhưng đến 100 cửa hàng thì gần một nửa thua lỗ? Câu trả lời nằm ở hệ thống vận hành. Bài viết dưới đây chỉ ra 10 vấn đề phổ biến khiến chuỗi cửa hàng thất bại – và cách khắc phục từ gốc rễ.

1. 10 Vấn đề thường gặp trong vận hành chuỗi cửa hàng

1.1 Quản lý vận hành hàng ngày thiếu trật tự, dịch vụ khách hàng kém ổn định

Khi khách hàng bước vào cửa hàng và không được ai tiếp đón hay phục vụ đúng quy trình, đó là dấu hiệu của sự lộn xộn trong quản lý vận hành. Nhân viên không có sự phân công rõ ràng, không kiểm soát được trải nghiệm khách hàng – tất cả dẫn đến dịch vụ thiếu chuyên nghiệp và đánh mất lòng tin của người tiêu dùng.

1.2 Nhân viên chưa được đào tạo bài bản, làm việc lúng túng, thiếu kỹ năng

Nhiều cửa hàng tuyển dụng nhân sự nhưng bỏ qua khâu đào tạo. Nhân viên mới không biết quy trình, không thành thạo kỹ năng cơ bản khiến hiệu suất làm việc thấp, trải nghiệm khách hàng bị ảnh hưởng nghiêm trọng.

1.3 Đội ngũ thiếu gắn kết, phối hợp kém giữa các bộ phận

Tình trạng "mỗi người một ý", thiếu tiêu chuẩn chung để phối hợp là chuyện phổ biến. Ví dụ như mâu thuẫn giữa bộ phận phục vụ và bếp khiến đơn hàng bị trì hoãn, khách hàng chờ đợi lâu. Mấu chốt là thiếu hệ thống giao tiếp và quy trình phối hợp rõ ràng.

1.4 Nhân viên làm việc uể oải, thiếu động lực và niềm vui công việc

Môi trường làm việc hỗn loạn, thiếu định hướng rõ ràng khiến nhiều nhân viên cảm thấy mệt mỏi, không thấy ý nghĩa trong công việc. Hiệu suất suy giảm theo thời gian, dẫn đến vòng xoáy giảm chất lượng dịch vụ và tăng tỷ lệ nghỉ việc.

1.5 Quản lý cấp trung và cửa hàng trưởng kiệt sức nhưng không cải thiện được doanh số

Dù cố gắng rất nhiều, nhưng không có quy trình vận hành rõ ràng khiến quản lý phải "chữa cháy" liên tục, mất thời gian vào việc vặt mà không tạo ra kết quả lớn. Nguyên nhân gốc rễ là thiếu chuẩn hóa trong quản trị.

1.6 Không có quy trình – biểu mẫu – quy chuẩn vận hành rõ ràng

Không có công cụ hỗ trợ khiến mỗi lần gặp tình huống lại phải nghĩ lại từ đầu. Trong khi nhiều tình huống lặp đi lặp lại, việc không có "bộ công cụ chuẩn" khiến vận hành tốn sức mà không hiệu quả.

1.7 Dịch vụ thiếu nhất quán – trải nghiệm khách hàng mỗi nơi mỗi khác

Khách hàng không thể có niềm tin nếu hôm nay đến cửa hàng này được phục vụ tốt, hôm sau đến cửa hàng khác lại thất vọng. Sự thiếu đồng nhất trong dịch vụ là kẻ thù của thương hiệu chuỗi.

1.8 Bộ tiêu chuẩn vận hành không phù hợp thực tế – khó triển khai

Nhiều doanh nghiệp sao chép quy trình từ chuỗi lớn mà không điều chỉnh phù hợp với đặc thù của mình. Kết quả là nhân viên bị "ngợp" bởi biểu mẫu, báo cáo – làm nhiều nhưng không hiệu quả. Lý thuyết thì có, nhưng thực tế không áp dụng được.

1.9 Thiếu cơ chế giám sát – không có ai kiểm tra việc thực thi tiêu chuẩn

Không có ai kiểm tra thì dù có tiêu chuẩn tốt đến mấy cũng không thể thực thi triệt để. Hệ thống giám sát, đánh giá và phản hồi là mắt xích bắt buộc trong chuỗi.

1.10 Doanh nghiệp muốn mở rộng nhưng không có hệ thống để nhân bản

Tiền có, ý chí có, nhưng không có con người phù hợp và càng không có hệ thống sẵn sàng để sao chép, mở thêm một cửa hàng là thêm một "mối lo". Thiếu nền tảng vận hành khiến doanh nghiệp bỏ lỡ cơ hội mở rộng.

Vận hành hệ thống cửa hàng

2. 3 yếu tố cốt lõi để nâng cấp vận hành chuỗi

2.1 Chuẩn hóa (Standard)

Doanh nghiệp cần xây dựng một bộ tiêu chuẩn vận hành đầy đủ, phù hợp với quy mô và mô hình của mình. Đây là nền móng để nhân bản và mở rộng.

2.2 Thực thi (Execution)

Không chỉ có tiêu chuẩn, mà còn phải đảm bảo toàn bộ nhân viên hiểu, được đào tạo và thực hành đúng quy trình.

2.3 Kiểm tra – Giám sát (Inspection)

Có hệ thống giám sát – đánh giá thường xuyên để đảm bảo mọi quy trình được thực hiện đồng bộ. Nếu không có kiểm tra, sẽ không có kết quả.

10 vấn đề thường gặp khiến doanh nghiệp "không lớn nổi"

Kết luận

Chuỗi là một hệ thống, thất bại là do từng mắt xích bị đứt gãy. Hãy bắt đầu từ việc thiết lập một hệ thống quản lý vận hành bài bản, có thể đo lường – có thể nhân bản. Từ đó, bạn mới có thể biến một cửa hàng thành mười, một thành trăm mà không lo vỡ trận.

Nếu bạn đang muốn nâng cấp hệ thống vận hành hoặc mở rộng chuỗi, hãy tìm hiểu bộ công cụ "Vận hành chuẩn chuỗi" được cung cấp tại khóa học Vận hành chuỗi trơn tru của HLV Nguyễn Duy Linh tại trường Doanh Nhân và Nhượng Quyền SRA.