Không phải lúc nào bạn cũng có thể có mặt ở cửa hàng. Và khi chuỗi mở rộng, bạn cần một người không chỉ thay bạn giám sát vận hành, mà còn hiểu tinh thần thương hiệu, hành động như chính bạn, và giữ đội ngũ đi đúng hướng. Vậy, làm sao để tìm được một người quản lý như vậy, một quản lý kỳ cựu mà bạn có thể giao chìa khóa, hệ thống, và cả giấc mơ của mình mà không lo sợ? 

Tại sao bạn vẫn chưa có một người quản lý khiến bạn hoàn toàn yên tâm?

Trong hành trình xây dựng và vận hành chuỗi cửa hàng, có một nỗi băn khoăn thường trực mà nhiều chủ doanh nghiệp gặp phải: "Tại sao mình vẫn chưa tìm được người quản lý thật sự khiến mình an tâm?". Có thể bạn đã từng đặt niềm tin vào một người, nhưng rồi thất vọng vì họ không giữ được cam kết, không xử lý được tình huống khó, hoặc luôn cần bạn giám sát mới làm tốt.

Thực tế, rất nhiều chủ doanh nghiệp chia sẻ rằng họ có người giữ vai trò quản lý, nhưng họ vẫn phải theo sát từng việc, vẫn phải kiểm tra từng báo cáo, thậm chí phải âm thầm xử lý hậu quả sau lưng. Điều đó không chỉ khiến bạn kiệt sức mà còn làm chuỗi khó mở rộng. 

1. Biết mình đang tìm gì?

1.1 Không phải ai làm lâu cũng là "kỳ cựu"

Đừng nhầm lẫn giữa một người ở vị trí lâu năm và một người thực sự đáng tin. Quản lý kỳ cựu là người có tư duy hệ thống, khả năng phản ứng linh hoạt và đặc biệt: họ có trách nhiệm như thể đó là cửa hàng của mình.

1.2 Nhìn vào 3 yếu tố cốt lõi

Khi phỏng vấn hoặc đánh giá nội bộ, tôi luôn nhìn vào 3 yếu tố: 

(1) sự chủ động,

(2) khả năng giữ đội ngũ, 

(3) thái độ trung thực trong cả những tình huống khó xử. 

Kỹ năng có thể đào tạo, nhưng những điều này phải có sẵn.

2. Tìm từ trong nội bộ là con đường ngắn nhất

Trong hành trình phát triển đội ngũ quản lý, nhiều chủ doanh nghiệp thường bỏ qua một nguồn lực quý giá: chính những người đã và đang gắn bó với hệ thống. Nội bộ là nơi đã có sẵn nhân sự hiểu văn hóa, quy trình và khách hàng.

2.1 Họ đã hiểu văn hóa và hệ thống

Điểm cộng lớn nhất của việc phát triển từ nội bộ là: họ không cần học lại từ đầu. Những nhân sự đã trải qua đủ các mùa cao điểm, đã từng phải xoay ca gấp, xử lý hàng tồn, đối mặt với khách hàng khó tính và thường rất hiểu cách hệ thống vận hành. Họ biết cửa hàng cần gì trong giờ cao điểm, biết khi nào hàng hóa nên đẩy mạnh trưng bày, và cũng biết văn hóa giao tiếp trong đội ngũ là gì.

Tuy nhiên, không phải ai cũng phù hợp để phát triển lên. Người phù hợp thường thể hiện qua những hành vi như: chủ động hỗ trợ người mới, tự xử lý tình huống thay vì chờ quản lý can thiệp, hoặc đề xuất cải tiến dù chưa được giao việc. Đó là những dấu hiệu của người đã có tư duy sở hữu, yếu tố quan trọng nhất khi muốn đưa họ lên vị trí quản lý. 

Một tổ trưởng thạo việc, luôn hỗ trợ đồng nghiệp và xử lý ca khó hiệu quả và thường sẽ là người phù hợp để đào tạo lên quản lý. Họ không cần thời gian thích nghi, mà chỉ cần được định hướng đúng.

2.2 Đưa ra lộ trình lên cấp rõ ràng

Một trong những lý do nhân sự giỏi nghỉ việc là vì không thấy lối đi tiếp theo trong hệ thống. Nếu bạn muốn họ trung thành, bạn phải cho họ thấy một con đường cụ thể: không chỉ bằng lời nói, mà bằng hành động.

Hãy xây dựng lộ trình từ tổ trưởng – ca trưởng – trợ lý quản lý – quản lý cửa hàng, và công khai tiêu chí để thăng tiến. Đưa họ vào các nhóm đào tạo nội bộ, giao họ quản các ca phức tạp hơn, cho họ đi hỗ trợ cửa hàng khác khi có sự cố. Tất cả là những bước đi vừa giúp bạn kiểm chứng năng lực, vừa cho họ cảm nhận được sự đầu tư. Và khi họ cảm thấy được đầu tư, họ sẽ bắt đầu đầu tư ngược lại cho cửa hàng của bạn. Nếu bạn muốn có một quản lý trung thành, hãy cho họ biết ngay từ đầu: "Chúng tôi có kế hoạch để bạn phát triển lên." Và hãy đưa họ vào chương trình coaching, thử thách họ bằng các nhiệm vụ có trách nhiệm cao dần.

3. Nếu phải tuyển ngoài, hãy "tuyển đúng tâm"

3.1 Đừng chỉ nhìn CV đẹp

Kinh nghiệm có thể ghi trên giấy, nhưng tính cách và sự phù hợp thì không. Nhiều người có CV ấn tượng, từng làm ở chuỗi lớn, từng quản lý vài chục nhân viên nhưng lại không thể hoà hợp với đội nhóm nhỏ, hoặc phản ứng chậm khi không có phòng ban hỗ trợ. Khi tuyển quản lý cho chuỗi cửa hàng quy mô vừa và nhỏ, bạn cần ưu tiên người có khả năng 'lăn vào vận hành', người sẵn sàng đứng quầy, kiểm kê, đào tạo nhân viên mới thay vì chỉ biết ngồi họp và làm báo cáo.

Một CV đẹp nên là điểm khởi đầu để khai thác sâu hơn trong buổi phỏng vấn chứ không phải là lý do để bạn bỏ qua việc đánh giá thực tế. Quản lý kỳ cựu không chỉ là người giỏi, mà là người phù hợp. Họ phải phù hợp với quy mô của bạn, tốc độ thay đổi của hệ thống bạn, và cả cách bạn điều hành.

3.2 Phỏng vấn tình huống là bắt buộc

Không có gì kiểm tra thực lực nhanh bằng tình huống thật. Hãy đưa ra những tình huống mà bạn từng gặp trong hệ thống: nhân viên tranh cãi, khách trả hàng sai quy trình, hàng lỗi mà không ai nhận trách nhiệm... và quan sát cách ứng viên xử lý.

Người có kinh nghiệm thật sẽ không trả lời theo kiểu 'giáo trình' họ sẽ hỏi ngược lại bạn để làm rõ ngữ cảnh, hoặc chia nhỏ vấn đề để xử lý theo mức độ ưu tiên. Còn người chưa từng trải qua sẽ trả lời rất an toàn, hoặc nói lý thuyết chung chung. 

Quản lý cửa hàng

4. Đừng chỉ mong người giỏi – hãy trao quyền đúng cách

4.1 Ranh giới rõ ràng

Bạn không thể trách quản lý "không chịu làm gì thêm" nếu từ đầu bạn không nói rõ họ được quyết định đến đâu. Hãy làm rõ phạm vi ủy quyền – ví dụ: họ có quyền đổi ca không? được duyệt thưởng không? xử lý sự cố ở mức nào?

4.2 Giao KPI, nhưng cũng giao niềm tin

Quản lý kỳ cựu không làm việc vì bị giám sát. Họ làm việc vì được tin. Bạn có thể theo dõi qua số liệu, nhưng đừng kiểm tra họ mỗi ngày như kiểm tra nhân viên mới. Niềm tin là thứ để nuôi dưỡng, không phải để ép buộc.

Làm sao để có 1 quản lý kỳ cựu để đặt mọi niềm tin

5. Giữ chân người đã đặt niềm tin

5.1 Lắng nghe, đặc biệt khi họ nói "cần hỗ trợ"

Khi một quản lý kỳ cựu chủ động xin thêm nhân sự, xin điều chỉnh quy trình hoặc đề xuất thử nghiệm, đừng phản ứng bằng "chờ đã". Hãy coi đó là dấu hiệu họ đang muốn nâng cấp hệ thống cho bạn.

5.2 Ghi nhận kịp thời, đúng cách

Một tin nhắn cảm ơn, một bữa cơm riêng khi hoàn thành KPI, hay thậm chí là công khai công nhận trước đội nhóm, đều là cách để họ thấy họ không bị coi là "mặc định phải làm tốt".

5.3 Cho họ được phát triển tiếp

Người giỏi sẽ không ở mãi một vị trí. Nếu bạn không có thêm không gian để họ phát triển, họ sẽ tìm cơ hội ở nơi khác. Cho họ mentor, cho họ những dự án lớn hơn, và cả cơ hội dẫn dắt nhiều cửa hàng hơn nếu có thể.

Kết luận

Người quản lý kỳ cựu không tự nhiên mà có, và càng không thể giữ nếu chỉ bằng lương cao. Đó là người mà bạn cần "nuôi dưỡng" từ nhận diện phát triển, tin tưởng và giữ lại bằng sự tử tế, công bằng và dài hạn. Khi bạn có một người như thế, chuỗi cửa hàng của bạn sẽ không chỉ chạy ổn định, mà còn sẵn sàng mở rộng bất kỳ lúc nào. Nếu bạn đang quan tâm về vấn đề tuyển dụng nhân sự và đào tạo thu hút nhân tài cho hệ thống cửa hàng, bạn có thể tham khảo khóa học Quản lý cửa hàng Top doanh thu: Nâng cao năng lực cửa hàng trưởng.