Bạn đã có cửa hàng đầu tiên ổn định và đang nghĩ đến việc mở thêm điểm thứ hai? Tuy nhiên, 90% chủ mô hình thất bại ở lần nhân rộng đầu tiên chỉ vì nghĩ đơn giản rằng “mở thêm là xong”. Trên thực tế, điểm bán thứ 2 là “bài test” lớn nhất để kiểm chứng mô hình có khả năng nhân bản hay không. Để không rơi vào cảnh "vừa mở đã lỗ", hãy đọc kỹ checklist từng bước được đúc kết từ thực tiễn dưới đây.

1. Vì sao điểm bán thứ 2 là bước “thử lửa” của mô hình?

1.1. Quản lý điểm bán thứ 2 không thể theo kiểu “tay chỉ đâu làm đó”

Ở điểm bán đầu tiên, chủ kinh doanh thường trực tiếp tham gia mọi khâu từ tuyển nhân sự, kiểm soát chất lượng, xử lý tình huống, đến chăm sóc khách hàng. Đây là lợi thế giúp kiểm soát chặt nhưng đồng thời cũng là hạn chế khi muốn nhân rộng. Bởi:

- Chủ không thể có mặt 24/7 tại nhiều địa điểm khác nhau.

- Phụ thuộc quá nhiều vào kỹ năng và thái độ của từng nhân viên, dẫn đến sự không đồng nhất trong chất lượng dịch vụ.

- Việc thiếu chuẩn hóa quy trình khiến mỗi cửa hàng vận hành theo cách khác nhau, gây khó khăn cho việc mở rộng quy mô.

Điểm bán thứ 2 là thử thách để bạn chuyển từ người “ôm đồm” sang vai trò nhà quản trị mô hình, cần có hệ thống, bộ quy trình và quản lý tập trung.

Checklist từng bước mở điểm bán thứ 2 thành công

1.2. Điểm bán thứ 2 là nền tảng để nhân rộng chuỗi bền vững

Mở thêm điểm thứ 2 không chỉ là tăng doanh thu mà còn kiểm chứng:

- Tính chuẩn hóa của mô hình: Mô hình kinh doanh, sản phẩm, dịch vụ, quy trình bán hàng có thể tái tạo dễ dàng ở nơi khác.

- Khả năng quản lý từ xa: Có hệ thống báo cáo, phần mềm quản lý, quản lý có thể giám sát, điều chỉnh từ xa.

- Năng lực đào tạo nhân sự: Đội ngũ đào tạo có thể huấn luyện nhân viên mới chuẩn xác theo tiêu chuẩn.

- Khả năng tài chính: Mở rộng phải đảm bảo không làm suy giảm dòng tiền và lợi nhuận tổng thể.

Nếu điểm bán thứ 2 vận hành hiệu quả, bạn có thể tự tin nhân rộng lên hàng loạt điểm bán, tạo ra chuỗi kinh doanh ổn định và phát triển bền vững.

2. Checklist 7 bước mở điểm bán thứ 2 không lỗ

2.1 Đánh giá hiệu suất và tính sẵn sàng của điểm đầu tiên trước khi mở rộng

Trước khi tính chuyện mở điểm mới, bạn cần kiểm tra kỹ:

- Doanh thu và lợi nhuận: Điểm đầu tiên có lợi nhuận ổn định qua ít nhất 3–6 tháng liên tục, không chỉ phụ thuộc vào các đợt khuyến mãi hoặc may mắn.

- Tính ổn định của quy trình: Các quy trình vận hành, từ nhập hàng, bán hàng đến dịch vụ khách hàng đã được chuẩn hóa và dễ dàng áp dụng cho người mới.

- Khả năng tự chủ của nhân viên: Nhân viên và quản lý tại điểm đầu tiên đã đủ năng lực và trách nhiệm để vận hành cửa hàng mà không cần sự giám sát sát sao của bạn.

- Tỷ lệ khách quay lại: Khách hàng thân thiết, quay lại thường xuyên là dấu hiệu mô hình được thị trường chấp nhận.

- Rủi ro và điểm yếu: Xác định các vấn đề đã gặp phải và giải pháp khắc phục, tránh lặp lại khi mở rộng.

Nếu một trong những tiêu chí trên chưa đạt, bạn nên dành thời gian hoàn thiện điểm đầu trước khi mở rộng, tránh rủi ro thất bại lớn.

2.2 Chuẩn hóa mô hình: Xây dựng SOP và tài liệu vận hành chi tiết

Một trong những yếu tố quan trọng nhất để mở rộng thành công là chuẩn hóa từng khâu trong vận hành.

 SOP – chuẩn hóa quy trình vận hành chi tiết

- Phân tích toàn bộ quy trình làm việc hiện tại: từ tiếp nhận nguyên liệu, chế biến, phục vụ khách hàng đến quản lý thu chi, kiểm kê tồn kho.

- Viết lại quy trình dưới dạng SOP rõ ràng, từng bước một, tránh sơ suất, sai sót. Ví dụ: quy trình pha chế phải chuẩn về nguyên liệu, tỷ lệ, thời gian pha, cách trang trí.

- Đưa SOP vào tài liệu, video hướng dẫn chi tiết, đảm bảo nhân viên mới có thể tự học và vận hành chính xác.

Bộ tài liệu đào tạo

- Chuẩn bị sổ tay nhân viên với nội dung đầy đủ về quy định, văn hóa doanh nghiệp, quy trình làm việc.

- Đào tạo nhân viên theo từng nhóm kỹ năng: phục vụ, pha chế, thu ngân, quản lý.

- Lập kế hoạch đào tạo, đánh giá kỹ năng định kỳ, cập nhật SOP khi cần thiết.

Việc chuẩn hóa sẽ giúp duy trì chất lượng dịch vụ ổn định giữa các điểm bán, tránh sai lệch làm khách hàng mất niềm tin.

Mở điểm bán thứ 2 thành công – Làm sao để không lỗ?

2.3 Lựa chọn mặt bằng điểm bán thứ 2 dựa trên phân tích dữ liệu thị trường thực tế

Chọn mặt bằng mở điểm mới là quyết định cực kỳ quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh.

- Phân tích nhân khẩu học: Độ tuổi, thu nhập, sở thích và hành vi tiêu dùng của cư dân quanh khu vực dự kiến mở cửa hàng.

- Đánh giá đối thủ cạnh tranh: Số lượng và chất lượng đối thủ gần đó, giá cả, điểm mạnh – điểm yếu của họ.

- Lưu lượng người qua lại: Đo đếm thực tế lượng người trong ngày, đặc biệt vào giờ cao điểm như sáng sớm, giờ tan tầm, cuối tuần.

- Tiện ích quanh khu vực: Gần trường học, khu văn phòng, trung tâm thương mại, chợ hay khu dân cư đông đúc.

- Chi phí thuê mặt bằng: Tính toán cân đối chi phí thuê với doanh thu kỳ vọng, tránh chọn giá thuê rẻ mà hiệu quả kém.

Ví dụ, nếu mô hình bạn bán cà phê và đồ ăn nhẹ, khu vực có nhiều văn phòng sẽ phù hợp hơn khu vực ít người qua lại.

2.4 Lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo và tổ chức setup điểm bán mới

Mở điểm mới đồng nghĩa với việc bạn phải xây dựng đội ngũ vận hành đủ năng lực từ đầu.

Tuyển dụng nhân sự

- Xác định số lượng và vị trí cần tuyển (quản lý, pha chế, phục vụ, thu ngân).

- Ưu tiên tuyển nhân viên có kinh nghiệm hoặc đã làm việc ở điểm đầu.

- Lên kế hoạch đào tạo kỹ năng mềm và nghiệp vụ chuyên môn chi tiết.

Đào tạo nhân viên

- Tổ chức đào tạo theo lịch trình, đảm bảo nhân viên nắm rõ quy trình, tiêu chuẩn phục vụ, kỹ năng xử lý tình huống.

- Có buổi thực hành tại cửa hàng để nhân viên làm quen với thực tế.

- Thiết lập bài kiểm tra và đánh giá năng lực sau đào tạo.

Setup cửa hàng

- Lên timeline thi công, trang trí, lắp đặt thiết bị.

- Kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu, trang thiết bị trước khi khai trương.

- Dự phòng các phương án xử lý sự cố trong quá trình vận hành ban đầu.

Một kế hoạch tuyển dụng và setup bài bản giúp tránh rủi ro về chất lượng nhân sự, tiết kiệm thời gian, tiền bạc.

2.5 Quản lý tài chính nghiêm ngặt và chuẩn bị vốn dự phòng đủ lớn

Mở điểm mới sẽ phát sinh nhiều chi phí đột xuất, đặc biệt là trong giai đoạn đầu vận hành chưa có lợi nhuận.

- Tính toán chi phí cố định: Tiền thuê mặt bằng, lương nhân viên, điện nước, khấu hao thiết bị.

- Chi phí biến đổi: Nguyên vật liệu, marketing, vật dụng tiêu hao…

- Vốn lưu động: Dành cho các khoản thanh toán linh hoạt trong vận hành hàng ngày.

- Dự phòng ít nhất 1–2 tháng chi phí vận hành vì điểm mới thường mất thời gian để đạt điểm hòa vốn.

Ví dụ, nếu chi phí vận hành hàng tháng là 40 triệu đồng, bạn nên chuẩn bị ít nhất 80 triệu đồng dự phòng để tránh bị áp lực tài chính khi điểm mới chưa ổn định.

2.6 Xây dựng kế hoạch marketing bài bản cho điểm bán thứ 2

Marketing không chỉ là khâu cuối mà là yếu tố sống còn giúp thu hút khách hàng mới.

Giai đoạn pre-launch

- Khai thác tối đa các kênh online: fanpage Facebook, Instagram, TikTok.

- Tạo hiệu ứng “đếm ngược”, teaser để tăng sự tò mò, mong đợi.

- Sử dụng quảng cáo định vị khách hàng mục tiêu trong khu vực.

Giai đoạn khai trương

- Tổ chức event giảm giá, tặng quà hấp dẫn để thu hút khách.

- Mời KOL, KOC, cộng tác viên truyền thông địa phương hỗ trợ truyền thông.

- Tận dụng marketing truyền miệng bằng trải nghiệm khách hàng thực tế.

Giai đoạn duy trì

- Chạy các chương trình khuyến mãi định kỳ để giữ chân khách hàng.

- Thu thập và phát huy đánh giá, phản hồi tích cực của khách.

- Tối ưu quảng cáo dựa trên dữ liệu thực tế.

2.7 Kiểm soát chặt chẽ và tối ưu vận hành sau khai trương

Sau khi khai trương, việc quản lý vận hành và tối ưu hiệu quả là rất quan trọng:

- Theo dõi doanh thu hàng ngày, đánh giá mức độ ổn định so với kế hoạch.

- Giám sát chất lượng dịch vụ qua phản hồi khách hàng, gọi điện chăm sóc khách.

- Kiểm tra quy trình vận hành, xử lý các lỗi phát sinh nhanh chóng.

- Họp nhóm định kỳ để trao đổi, rút kinh nghiệm và cải tiến liên tục.

- So sánh chỉ số vận hành giữa điểm 1 và điểm 2 để tìm ra điểm mạnh, điểm yếu.

Kết luận

Mở điểm bán thứ 2 không đơn thuần là nhân đôi cơ hội, mà là bước chuyển mình từ kinh doanh cá nhân sang mô hình chuỗi chuẩn chỉnh. Thành công hay thất bại phụ thuộc rất nhiều vào việc bạn chuẩn bị kỹ càng ở khâu chuẩn hóa quy trình, tuyển dụng đào tạo, quản lý tài chính và marketing. Nếu bạn đang muốn mở rộng nhưng chưa rõ bắt đầu từ đâu, khóa học "Chuỗi 4.0" Đóng gói và Nhân bản mô hình kinh doanh chuẩn chuỗi, sẽ giúp bạn đóng gói mô hình, nhân bản hiệu quả và tránh sai lầm tốn kém.